De nombreux ménages commerciaux estiment qu'il suffit d'avoir établi et envoyé des factures aux clients pour remplir leurs obligations. Cependant, selon la réglementation en vigueur, les factures électroniques doivent être stockées pendant au moins 10 ans et garantir la traçabilité lorsque les autorités compétentes le demandent.
Lorsque les données des factures ne sont plus accessibles, les ménages commerciaux peuvent être reconnus coupables de violation des réglementations relatives au stockage et à la conservation des factures électroniques, même s'il n'y a pas d'évasion fiscale.
Amende de 8 à 15 millions de dongs en cas de perte de données de factures
Selon le décret 125/2020/ND-CP, modifié et complété par le décret 310/2025/ND-CP, les actes de violation des réglementations sur le stockage et la conservation des factures électroniques peuvent être sanctionnés:
- Une amende de 8 à 15 millions de dongs si la perte, l'incendie ou l'endommagement des factures électroniques ne garantissent pas le stockage conformément à la réglementation.
- En cas de non-fourniture de factures électroniques lorsque l'autorité compétente demande un contrôle, une amende de 5 à 10 millions de dongs peut également être infligée, selon la nature de l'acte.
- La réglementation exige que les factures électroniques soient stockées pendant au moins 10 ans et garantissent la traçabilité si nécessaire.
Distinguer la perte de données et le non-établissement de factures
Pour les ménages commerciaux, ne pas établir de factures et perdre les données de factures sont deux actes de nature juridique différente. Les ménages commerciaux doivent clairement distinguer:
- Ne pas établir de factures en cas de transaction est un autre acte, avec une amende beaucoup plus élevée.
- Avoir établi une facture mais perdre des données ou ne pas les stocker correctement est une violation du stockage, avec une amende de 8 à 15 millions de dongs.
Bien qu'il n'y ait pas eu de fraude fiscale, l'absence de données de factures est toujours considérée comme un non-respect total de l'obligation de stockage conformément à la réglementation.
La loi sur l'administration fiscale de 2025 permet d'examiner des facteurs tels que les problèmes techniques ou les situations de force majeure lors de l'application des sanctions. Cependant, si les ménages commerciaux ne procèdent pas à des sauvegardes, ne garantissent pas un système de stockage stable ou perdent des données par subjectivité, la sanction a une base juridique claire.
Les ménages commerciaux doivent normaliser le stockage des factures électroniques
Pour limiter les risques de sanctions, les ménages commerciaux doivent revoir de manière proactive la manière dont les données de factures électroniques sont stockées et gérées. Tout d'abord, il faut choisir un fournisseur de services doté d'un système de stockage centralisé, d'une capacité de sauvegarde automatique et d'une garantie d'accès stable aux données. Ne stocker les factures que sur un seul appareil personnel tel qu'un téléphone ou un ordinateur personnel présente de nombreux risques en cas de changement d'appareil ou d'incident technique.
En outre, les ménages commerciaux doivent effectuer des sauvegardes périodiques des données et vérifier la récupération des factures, en particulier après avoir mis à jour le logiciel ou converti le système. Dans les conditions autorisées, le stockage parallèle sur la plateforme cloud ou le système de serveur du fournisseur permettra de réduire considérablement le risque de perte de données.
Dans le contexte de la gestion fiscale basée sur les données électroniques, les factures doivent non seulement être correctement établies, mais aussi être stockées correctement et intégralement. L'amende pouvant atteindre 15 millions de dongs montre que l'obligation de gérer les données des factures est devenue une exigence légale obligatoire, et n'est plus une question technique facultative.