Conformément au document officiel sur la résolution des politiques relatives aux fonctionnaires dirigeants, gestionnaires et au personnel de soutien à l'éducation dans les établissements d'enseignement; la rectification, la gestion et la remise des dossiers et documents d'archives lors de la réorganisation des établissements d'enseignement, le ministère de l'Intérieur consacre une partie des directives sur la rectification, la gestion et la remise des dossiers et documents d'archives lors de la réorganisation des établissements d'enseignement.
En conséquence, tous les dossiers et documents constitués au cours du fonctionnement des établissements d'enseignement (avant le réaménagement) doivent être recensés et remis dans leur état d'origine au nouvel établissement d'enseignement ou à l'agence ou organisation directement supérieure.
Les documents d'un établissement d'enseignement doivent être gérés conformément au dossier d'archives de cet établissement d'enseignement, en assurant le principe de centralisation, sans dispersion du dossier d'archives. Pour les tâches qui n'ont pas été résolues, l'ancien établissement d'enseignement doit remettre tous les dossiers et documents au nouvel établissement d'enseignement ou à l'agence ou organisation directement supérieure pour poursuivre la gestion.
Le ministère de l'Intérieur a également noté que les établissements d'enseignement et les particuliers ne doivent pas occuper ou détruire illégalement des documents; ne doivent pas endommager ou perdre des documents, doivent assurer la sécurité des documents tout au long du processus de remise, de gestion et d'utilisation.
Pour les documents papier et autres documents sur support d'information, l'établissement d'enseignement (avant l'organisation) est responsable du recensement, du classement, de l'emballage, du scellage et de la confirmation du volume total des dossiers et documents, y compris les dossiers de cadres, de fonctionnaires, les documents financiers, les biens, les dossiers professionnels d'enseignement et d'apprentissage à remettre à l'unité de réception et de gestion.
En ce qui concerne les documents numériques et les bases de données sur le système de gestion des documents et d'exploitation, le ministère de l'Intérieur demande aux établissements d'enseignement (avant la réorganisation) de coopérer avec l'unité de gestion et d'exploitation du système pour déterminer pleinement la portée des dossiers, des documents numériques et des données; de mettre en œuvre la sauvegarde, l'extraction et la préservation des données pour servir la remise.
Les dossiers et documents numériques doivent être remis avec des données descriptives, des informations de gestion et les informations nécessaires pour assurer l'accès, la gestion, l'exploitation et l'utilisation.
La remise et l'intégration des données doivent garantir l'exhaustivité, l'intégrité et l'authentification vers le compte du nouvel établissement d'enseignement, garantissant ainsi que le processus de réception et de traitement du travail soit continu et sans interruption.
Il est à noter que pour les bulletins scolaires numériques, les dossiers d'élèves, les données d'admission, les données d'accréditation de la qualité de l'éducation, les bases de données sectorielles de l'éducation et les systèmes d'information spécialisés, la remise doit être assurée de manière complète, précise, continue, synchrone et ne pas interrompre l'exploitation et l'utilisation.
La réception des dossiers et des documents doit être établie sous forme de procès-verbal, accompagné d'une liste détaillée des dossiers et des documents. Le procès-verbal doit clairement indiquer le nom de la police ou du bloc de documents, l'heure des documents, le nombre de dossiers, de volumes, de boîtes, de sacs, de paquets, de cartons, de conteneurs, la quantité de données, l'état du traitement professionnel et avoir la signature et le sceau complets du représentant du livreur et du destinataire.
