Après être passés à l'utilisation de factures électroniques, de nombreux ménages commerciaux estiment qu'il suffit d'établir et d'envoyer des factures aux clients pour remplir leurs obligations. Le stockage des données de factures est souvent négligé, en particulier pour les petits ménages, qui n'ont pas de comptable spécialisé et qui opèrent principalement sur leur téléphone ou leur ordinateur personnel.
En fait, conformément aux dispositions légales sur les impôts et les factures, l'établissement de nouvelles factures n'est qu'une partie des obligations. Les factures électroniques doivent également être stockées de manière complète, sûre et accessible pendant toute la durée prévue par la loi. La perte de données due à un échange d'appareils, à des erreurs logicielles ou à un non-sauvetage ne donne pas lieu au droit d'"exonération" de cette obligation.
Conformément aux dispositions de la loi sur l'administration fiscale et des documents d'orientation, les factures électroniques doivent être stockées pendant au moins 10 ans, garantissant l'intégrité des données et la récupérabilité lorsque l'autorité compétente le demande.
Cela signifie que les ménages commerciaux doivent non seulement conserver l'affichage des factures, mais aussi s'assurer que les données ne sont pas supprimées, perdues ou ne peuvent pas être consultées pendant toute la durée du stockage. Le fait de ne stocker les factures que sur un appareil personnel, de ne pas les sauvegarder ou de ne pas utiliser un système de stockage stable présente un risque potentiel de violation.
Amende pour non-stockage de factures suffisantes conformément à la réglementation
Selon le décret 125/2020/ND-CP, modifié et complété par le décret 310/2025/ND-CP, l'acte de ne pas stocker, de stocker de manière incomplète ou de perdre des données de factures électroniques peut être sanctionné administrativement.
Plus précisément, les ménages peuvent être:
- Une amende de 8 à 15 millions de VND s'il entraîne la perte, l'incendie ou l'endommagement de factures électroniques en raison du non-respect des conditions de stockage réglementaires;
- Une amende de 5 à 10 millions de dongs s'il n'est pas possible de fournir une facture électronique lorsque l'autorité compétente demande un contrôle.
Cette amende est appliquée même si le ménage commercial n'a pas commis d'évasion fiscale et que le montant de l'impôt à recouvrer n'est pas généré.
La perte de données de facturation est-elle différente de ne pas facturer?
Sur le plan juridique, il est nécessaire de faire une distinction claire entre ne pas établir de factures et les factures qui ont été établies mais qui ne peuvent pas être stockées. Ne pas établir de factures est une violation de l'obligation de comptabiliser les revenus, a un cadre de sanctions plus élevé et est directement lié au risque d'évasion fiscale.
Pendant ce temps, la perte de données ou le non-respect du stockage des factures constituent une violation des obligations de gestion et de conservation des dossiers fiscaux. Bien qu'il ne modifie pas le montant de l'impôt à payer, cet acte est toujours sanctionné car il interrompt la capacité de l'organisme de gestion à vérifier et à comparer les données.
Quand l'atténuation de responsabilité sera-t-elle envisagée?
La loi sur l'administration fiscale autorise l'examen des situations de force majeure telles que les catastrophes naturelles, les incendies, les incidents techniques à grande échelle affectant le système de stockage. Cependant, si les ménages commerciaux n'ont pas de mesures de sauvegarde, ne signent pas de contrats de stockage avec les fournisseurs de services de factures électroniques ou perdent des données par subjectivité, les sanctions sont toujours justifiées.
En fait, de nombreux cas de perte de données proviennent du changement de téléphone, du remplacement d'ordinateur ou de la suppression d'applications sans sauvegarde, ces raisons ne sont pas considérées comme de force majeure.
Normaliser le stockage pour éviter le risque d'être sanctionné
Pour limiter le risque d'être sanctionné, les ménages commerciaux doivent revoir l'ensemble du processus de stockage des factures électroniques. Le choix d'un fournisseur disposant d'un système de stockage centralisé, d'une sauvegarde automatique et d'une capacité de récupération stable est un facteur important. Parallèlement, il est nécessaire de vérifier périodiquement les données des factures, en particulier après avoir modifié l'équipement ou mis à jour le logiciel.
