Dans le contexte de l'ère numérique qui est présente dans tous les coins de la vie, les autorités locales de Hô Chi Minh-Ville connaissent une transformation sans précédent. Plus de procédures lourdes, de piles de dossiers en papier épais ou de personnes devant attendre avec lassitude au siège, mais plutôt un écosystème administratif "sans contact". Ici, le concept de "fonctionnaires" n'est plus lié à des bureaux fixes, mais ils sont réellement devenus des "serviteurs" dans le cyberespace, soutenant avec dévouement les citoyens grâce à des flux de données qui circulent sans cesse.
Le passage de l'administration "papier" au numérique
Pour avoir du "soulagement" pour la population aujourd'hui, il faut un processus d'efforts incessants du système de gouvernement local pour changer la mentalité de gestion. S'adressant au journal Lao Dong, M. Pham Hoang Khanh, vice-président du Comité populaire du quartier de Binh Hung Hoa, a déclaré que le déploiement et l'exploitation du gouvernement local à 2 niveaux sont désormais devenus stables, fluides et apportent une efficacité et une efficacité évidentes. Cependant, pour atteindre cet état de "stabilité", la localité a dû surmonter des obstacles importants au début de la transition.
M. Pham Hoang Khanh se souvient des premiers jours de fonctionnement du nouveau modèle, le plus grand défi ne réside pas dans les machines ou la technologie, mais dans les habitudes. L'habitude de soumettre des dossiers directement, la mentalité de "voir de leurs propres yeux, livrer de leurs propres mains" des gens est encore très forte. De plus, la pression exercée par le fait que les données des logiciels spécialisés ne sont pas vraiment synchronisées a causé de nombreuses difficultés pour le travail de recherche et de traitement.
Face à ce "point d'étranglement", le quartier de Bình Hưng Hòa a déterminé que les personnes sont la clé pour ouvrir la porte de la numérisation. Le quartier a mobilisé une force puissante comprenant des fonctionnaires, des personnes travaillant à temps partiel en coordination étroite avec l'Union de la jeunesse pour effectuer la tâche de guider la soumission de dossiers en ligne. Le plus remarquable est la présence de 81 groupes de technologie numérique communautaires dans les quartiers. Ils sont devenus les "bras longs" du gouvernement, allant dans chaque ruelle, frappant dans chaque maison pour diffuser les connaissances numériques à chaque foyer.
Une campagne de propagande systématique et à grande échelle a été lancée. Plus de 3 000 tracts ont été distribués, ainsi que 15 clips vidéo fournissant des instructions détaillées sur le droit et les méthodes d'exploitation sur le portail national des services publics, qui ont été compilés de manière visuelle et facile à comprendre. Ces efforts persévérants et persistants ont porté leurs fruits avec des chiffres éloquents.
Selon les statistiques, de juillet 2025 à aujourd'hui, le Centre de service administratif public du quartier de Bình Hưng Hòa a reçu 20 055 dossiers. Parmi ceux-ci, la localité a traité environ 19 859 dossiers avec un taux de respect et de prédélivrance absolu de 100%, aucun dossier n'ayant été retardé.
Pour atteindre ce taux absolu, M. Khanh a déclaré que toutes les étapes du processus sont strictement contrôlées sur le système numérique. Des experts chargés de la réception aux dirigeants chargés de l'approbation, tous sont clairement désignés. Le système est équipé d'un système d'alerte pour les dossiers sur le point d'expirer, aidant les fonctionnaires à identifier et à traiter rapidement, en évitant toute erreur administrative qui pourrait entraîner des retards et des désagréments pour les individus et les organisations.
L'état d'esprit de service a clairement changé, passant de "les citoyens demandent la permission" à "le gouvernement soutient et sert". Les dossiers sont transférés par les données, ce qui permet de réduire le temps et de minimiser la pression des documents pour les deux parties", a souligné le vice-président du Comité populaire du quartier de Bình Hưng Hòa, Phạm Hoàng Khanh.
La satisfaction de la transparence et de l'utilité
Le changement de mentalité de gestion a apporté de la joie aux citoyens - ceux qui hésitaient autrefois à mentionner les deux mots "procédures".
Dans un petit coin du Centre de service administratif public du quartier de Binh Hung Hoa, l'atmosphère de travail est ordonnée et calme. M. Tran Hoang Quan (résidant dans le quartier de Binh Hung Hoa) utilise son smartphone pour scanner le code afin de rechercher les résultats des dossiers. Son visage dégage un air enthousiaste, il partage cette nouvelle expérience: "Ce qui me satisfait le plus, c'est la transparence. Depuis que j'utilise mon compte VNeID pour soumettre des dossiers en ligne, je suis assis à la maison et je sais à quelle étape est mon dossier, qui le traite et quand les résultats seront disponibles".
Pour les citoyens comme M. Quân, la suppression de la distance géographique et du temps d'attente est une véritable révolution. "Le fait de ne pas avoir à emporter une pile de documents photocopiés ou de devoir aller et venir plusieurs fois pour compléter les dossiers m'aide à gagner beaucoup de temps et d'efforts. Tout est maintenant dans mon téléphone", a ajouté M. Quân.
Cependant, la technologie numérique n'est pas seulement destinée aux jeunes ou aux personnes connaissant la technologie. Le gouvernement du quartier de Binh Hung Hoa a également fait preuve d'une profonde humanité en accordant une attention particulière aux personnes vulnérables. L'équipe d'assaut "3T" avec la devise d'action "Access - Communication - Pratique" est née pour diffuser l'esprit de ne laisser personne de côté dans la transformation numérique.
Pour les personnes âgées, les personnes handicapées ou les familles bénéficiant de politiques préférentielles qui ont des difficultés à se déplacer, le quartier organise des forces pour se rendre à domicile afin de les aider à effectuer les procédures. Mme Lê Thị Mai (70 ans, résidant dans le quartier de Bình Hưng Hòa) est l'une des personnes directement bénéficiaires de cette politique.
Se souvenant du sentiment d'inquiétude initial, Mme Mai a confié: "Je suis âgée, mes yeux sont mauvais et je ne connais pas grand-chose aux smartphones, je pensais qu'il serait très difficile de recevoir une allocation de protection sociale par virement bancaire. Mais je ne m'attendais pas à ce que les enfants de l'équipe de choc 3T du quartier descendent jusqu'à ma maison, me donnent des instructions et me guident directement sur mon téléphone".
Le dévouement de la jeune équipe de cadres a brisé les barrières technologiques aux yeux des personnes âgées. Mme Mai a déclaré avec émotion: "Je suis vraiment émue de voir le gouvernement non seulement assis au siège, mais aussi venu jusqu'à la porte pour aider les personnes âgées et faibles comme nous".
Gouvernance intelligente et puissance des données
Dans le même rythme d'innovation que Bình Hưng Hòa, dans le quartier de Tân Hưng, l'histoire de la technologie numérique apporte une couleur moderne dans la gestion et l'exploitation. M. Nguyễn Minh Thiện, vice-président du Comité populaire du quartier de Tân Hưng, a déclaré qu'après 6 mois de fonctionnement du modèle de gouvernement à 2 niveaux, l'appareil ici fonctionne de manière stable et fluide grâce au soutien puissant de la technologie.
Le quartier restructure de manière proactive le processus de travail, applique la technologie numérique et répartit clairement les responsabilités de chaque département. Grâce à cela, nous réduisons les niveaux intermédiaires, traitons le travail plus rapidement et plus concrètement", a partagé M. Thiện à propos de ses secrets d'exploitation.
Le point de rupture dans le quartier de Tan Hung est l'application de la signature numérique et le traitement complet des dossiers électroniques. Cela permet aux gens de ne pas avoir à se déplacer plusieurs fois, toutes les procédures sont transparentes et les fonctionnaires peuvent traiter le travail de manière proactive entièrement sur le réseau, réduisant au maximum l'utilisation de documents manuels.
Le changement de processus de numérisation a aidé les personnes exerçant des activités commerciales occupées comme Mme Nguyễn Thu Thủy (résidant dans le quartier de Tân Hưng) à se sentir beaucoup plus légères lorsqu'elles remplissent leurs obligations administratives. Dès qu'elle a reçu les résultats du tableau électronique sur son téléphone, Mme Thủy n'a pas caché sa satisfaction: "La façon de travailler des fonctionnaires est très proactive, ils jouent le rôle de personnes qui soutiennent et répondent avec dévouement. Tout est beaucoup plus rapide et professionnel qu'avant".
Outre une attitude de service professionnelle, les équipements de soutien modernes investis directement au siège du quartier de Tân Hưng créent également une forte impression sur les habitants locaux. Il n'y a plus de scènes de personnes se débattant avec des stylos et des formulaires complexes, maintenant les machines ont remplacé cette tâche.
Mme Nguyễn Ngọc Thanh, une résidente du quartier de Tân Hưng venue demander un certificat de situation matrimoniale, a exprimé sa surprise et sa satisfaction quant à cette commodité. "Auparavant, je devais remplir de nombreux formulaires à la main, ce qui était assez compliqué et facilement erroné. Mais maintenant, il me suffit d'introduire ma carte d'identité, l'appareil a automatiquement extrait les données et rempli les informations. Je trouve cela très pratique et rapide", a déclaré Mme Thanh avec enthousiasme. Elle a également estimé que ce modèle est très bon, pratique et doit être reproduit dans tout le pays, contribuant à promouvoir la transformation numérique nationale.
Dans le hall principal du Comité populaire du quartier, l'image des habitants manipulant avec confiance sur de grands écrans tactiles n'est plus étrange. M. Ngô Văn Hải (résidant dans le quartier de Tân Hưng) effectue des opérations sur l'écran électronique du système de kiosque de consultation des procédures administratives. Il a partagé: "Je suis très impressionné par le kiosque de consultation des procédures directement dans le hall du quartier. Il suffit de quelques opérations de toucher pour obtenir toutes les informations dont j'ai besoin, sans avoir à demander à personne".
En particulier, M. Hải a salué l'interaction bidirectionnelle que la technologie apporte. Le déploiement par le quartier d'un canal de signalement via une application et un mécanisme de réponse immédiate lui a fait sentir que les opinions des citoyens sont respectées et écoutées. "La technologie numérique a contribué à rapprocher considérablement la distance entre le gouvernement et nous, les citoyens", a estimé M. Hải.
Afin de contrôler et d'exploiter correctement l'énorme volume de travail, le quartier de Tân Hưng a été un pionnier dans le déploiement d'un système de tableau de bord d'exploitation intelligent combiné à une application d'intelligence artificielle (IA) dans le dépôt de documents. Ceci est considéré comme un "cerveau" numérique aidant les dirigeants du quartier à prendre des décisions précises et opportunes.
Selon l'analyse de M. Nguyễn Minh Thiện - Vice-président du Comité populaire du quartier de Tân Hưng, l'IA aide les dirigeants à trouver rapidement le contenu essentiel, à comparer et à confronter les résolutions et les documents juridiques normatifs en quelques secondes seulement. Au lieu de passer des heures à chercher dans les archives physiques, la prise de décision est désormais basée sur des données précises et instantanées. Le système Dashboard aide les dirigeants à suivre l'avancement des tâches en temps réel, garantissant le principe: confier des tâches à des personnes claires - des tâches claires - des délais clairs.
Lorsque les indicateurs de progrès et d'efficacité du travail sont affichés publiquement sur le tableau de bord, la responsabilité de chaque fonctionnaire est nettement améliorée. L'évaluation des capacités des fonctionnaires est donc également basée sur des résultats substantiels et plus équitables, en évitant les sentiments", a déclaré le vice-président du Comité populaire du quartier de Tân Hưng.
Toujours selon M. Thien, dans un avenir proche, l'ambition du quartier de Tan Hung est de mettre à niveau le système Dashboard au-delà de la fonction de surveillance des progrès. Le système deviendra la base fondamentale pour évaluer l'indice d'efficacité du travail (IPC) pour chaque individu et département, créant une dynamique d'émulation saine au sein de l'agence.
On peut constater que, de Binh Hung Hoa à Tan Hung, bien que la manière de faire ait ses propres caractéristiques, le dénominateur commun est toujours de prendre le peuple comme centre de la transformation numérique. Lorsque les fonctionnaires deviennent réellement des personnes servant dans l'espace numérique, les frontières rigides des procédures administratives sont progressivement supprimées, laissant place à la commodité, à la transparence et à la confiance. C'est la base solide pour que Hô Chi Minh-Ville construise avec succès un modèle de gouvernement urbain moderne et civilisé.
