De l'invitation à un code d'identification
À partir d'août 2026, lors de la participation à un certain nombre de conférences, réunions ou programmes organisés par le syndicat du quartier de Hoa Khanh, ville de Da Nang, les délégués se familiariseront progressivement avec une nouvelle méthode: au lieu de recevoir des invitations, de confirmer via de nombreux canaux puis de signer la liste d'invitation, ils peuvent effectuer ces opérations sur leur smartphone. Cela fait partie du modèle pilote "Code d'identification des événements et système de gestion électronique des conférences syndicales" qui vient d'être mis en œuvre par le syndicat du quartier de Hoa Khanh.
En conséquence, chaque conférence, réunion, programme ou événement recevra un code d'identification distinct du syndicat du quartier de Hòa Khánh. Ce code est intégré au QR Code et devient la "clé" pour connecter toutes les informations de l'événement, de l'invitation, de la confirmation des délégués, du pointage à la synthèse et au stockage des données.
Lorsqu'ils reçoivent le code, les délégués utilisent leur téléphone pour scanner le QR Code afin de consulter les informations sur l'heure, le lieu, le contenu du programme et de confirmer leur participation. En cas de non-participation, les délégués peuvent annoncer la raison ou envoyer un remplaçant. Lors de leur arrivée à l'événement, l'appel à l'appel est également effectué en ligne.
Ce que nous visons, c'est de numériser l'ensemble du processus d'organisation d'un événement, du moment de la formation du plan, de la diffusion des informations d'invitation, de la confirmation des délégués, de l'inscription à la synthèse et au stockage des données. Selon nos recherches, il s'agit du premier modèle mis en œuvre dans l'organisation syndicale du pays; même au niveau des autorités locales, il n'existe actuellement aucun modèle similaire", a déclaré M. Tra Thanh Quang - président du syndicat du quartier de Hoa Khanh.
De la numérisation des conférences à la gestion par données
Si l'on ne regarde que la suppression des invitations ou l'appel par QR Code, l'efficacité du modèle peut ne pas être vraiment importante. En effet, la valeur à long terme résidera dans les données formées après chaque événement.
Lorsque des dizaines, des centaines d'événements sont organisés, ces dossiers formeront progressivement un entrepôt de données sur les activités syndicales. À partir de là, les fonctionnaires peuvent rechercher quelles activités une unité a participées, quel est le niveau de participation; recenser les types d'activités organisées; suivre l'historique de l'organisation des événements et exploiter les données pour servir le travail de direction et de gestion. Et c'est précisément le passage notable de la "numérisation des documents" à la "gestion par les données".
Selon M. Trà Thanh Quang, le syndicat du quartier de Hòa Khánh met en œuvre un modèle pilote d'août à décembre 2026 pour les conférences, réunions, formations, dialogues, programmes et activités organisés par le syndicat du quartier. Au cours de ce processus, les commentaires des utilisateurs seront reçus pour ajuster et perfectionner le système. À partir de 2027, sur la base des résultats du projet pilote, le syndicat du quartier étudiera la mise en œuvre officielle, tout en intégrant progressivement le système avec les autres composantes du "Syndicat numérique - Membre du syndicat numérique", dans le but de former un environnement de gestion des activités syndicales unifié sur une plateforme numérique.
M. Trà Thanh Quang estime que la technologie n'a de réel sens que lorsque les utilisateurs la trouvent pratique et que le travail est réduit. Par conséquent, le système est conçu dans le sens de la simplicité, peut être exécuté rapidement sur un smartphone, et ne nécessite pas que les responsables syndicaux de base aient des connaissances approfondies en technologie.
Nous déterminons que la transformation numérique n'est pas destinée à avoir une application supplémentaire ou une réussite technologique. L'objectif final reste de réduire les tâches administratives pour les fonctionnaires, de mieux gérer grâce aux données et de consacrer plus de temps aux organisations de base, aux membres du syndicat et aux travailleurs", a déclaré M. Quang.
