Trace numérique" de chaque mission
Auparavant, pour savoir dans quel département un document était transféré ou dans quelle mesure une tâche était traitée, les cadres des agences du Parti de Thái Nguyên devaient retrouver les dossiers, vérifier les registres ou échanger directement avec le responsable. Ce processus prend non seulement du temps à consulter, mais rend également la compréhension de l'avancement très dépendante des rapports et du processus de synthèse manuel.
Au comité du parti de la commune de Sảng Mộc - une zone montagneuse à 60 km du centre de Thái Nguyên, le changement le plus clair après l'utilisation du système de gestion des opérations est que les cadres n'ont plus besoin de suivre des dossiers papier pour trouver un document. Le processus de réception, de classification, de transfert de traitement et de recherche est effectué sur le système; les informations sur le responsable et l'état du travail sont également enregistrées.
On peut savoir où se trouve le document, qui le traite, quel est le calendrier; les dirigeants sont également plus à l'aise pour suivre, diriger et exhorter", a partagé le camarade Hoàng Anh Đức, secrétaire du comité du parti de la commune de Sảng Mộc.
Dans toute la province, le système d'exploitation des opérations a été déployé dans 92/92 unités des agences du Parti, formant progressivement un environnement de travail électronique relativement synchrone. Plus de 921 000 documents entrants et 106 000 documents sortants ont été traités sur le système, créant un flux d'informations numériques du niveau provincial à la base.
Derrière ces chiffres se cachent des données formées dans chaque opération de travail. Le système peut enregistrer le moment où le document est reçu, l'unité transférée pour traitement, le responsable et l'état de mise en œuvre. Les "traces" enregistrées dans l'environnement numérique rendent le processus de mise en œuvre transparent, créant ainsi une base pour suivre l'avancement et déterminer la responsabilité de chaque tâche.
Cependant, le processus de réception d'un nouveau document reflète les premières étapes du processus de transformation numérique. Après réception, une directive peut également être soumise à discussion, des solutions peuvent être proposées et le suivi jusqu'à son achèvement. Pour que le travail de transformation numérique du Parti devienne pratique et entre en exploitation, les données doivent être connectées de manière continue.
Transformer les données en capacités de gestion
Selon un rapport du Comité populaire provincial de Thái Nguyên, Viettel soutient le déploiement de quatre groupes d'applications dans les agences du Parti, notamment le système de documents électroniques - Gestion des opérations, la salle de réunion sans papier eCabinet, le système de suivi de la mise en œuvre des directives, résolutions et conclusions du Comité central et le manuel électronique des membres du Parti.
Chaque plateforme soutient une étape dans le processus de traitement du travail. Le système d'exploitation professionnelle enregistre la réception, l'affectation et le traitement des documents. eCabinet prend en charge la préparation des documents, l'organisation de réunions, la demande d'avis et le stockage des conclusions. Après la réunion, le système de suivi des résolutions continue d'enregistrer l'unité responsable, le délai et le calendrier de mise en œuvre des tâches. Pendant ce temps, le manuel électronique des membres du parti apporte des résolutions, des directives et des documents officiels à chaque membre du parti, les aidant à rechercher et à étudier de manière proactive avant et après les réunions.
À Thái Nguyên, eCabinet dessert actuellement environ 300 réunions par semaine. La préparation et la publication de documents électroniques devraient permettre d'économiser environ 14 400 heures de travail et 1,3 milliard de dongs de coûts d'impression par an. Dans le même temps, les documents, les opinions et les conclusions des réunions sont enregistrés, créant des données pour le processus de passation et de suivi du travail par la suite.
Selon le bureau du comité provincial du parti de Thái Nguyên, les données du système d'exploitation et des plateformes spécialisées ont initialement aidé l'organisme consultatif à synthétiser plus rapidement la situation du traitement des documents et l'avancement des tâches. Chaque information qui devait auparavant être soumise à un rapport et synthétisée manuellement par l'établissement peut désormais être extraite directement du système.
Ces résultats montrent que des "traces numériques" ont été formées à de nombreuses étapes, créant une base pour améliorer l'efficacité du suivi et de la gestion du travail. Cependant, pour que les données forment une chaîne continue, les plateformes doivent être synchronisées selon un processus professionnel.
À ce moment-là, la valeur de la numérisation ne s'arrête pas au moment où le document est envoyé. Le comité du parti a plus de base pour savoir quelles tâches ont été confiées, quelle unité est responsable et jusqu'où les progrès sont mis à jour.
Un problème qui n'est pas propre à une seule province.
Le fossé entre le transfert de documents et le suivi des résultats n'apparaît pas seulement à Thai Nguyen. À l'échelle nationale, une directive peut passer par plusieurs niveaux avant de devenir une tâche à la base. Si les données ne sont pas interconnectées, le suivi et la saisie des progrès seront limités.
Thai Nguyen est l'un des quatre comités du Parti sélectionnés pour expérimenter le manuel de membre du Parti électronique commun à l'ensemble du Parti. La plateforme a été construite par le Bureau central du Parti, le Comité central d'organisation en coordination avec Viettel, puis étendue à l'ensemble du pays.
Le lieutenant-colonel Vũ Hồng Quân, directeur de Viettel Thái Nguyên, estime que la prochaine étape ne consiste pas à ajouter des logiciels individuels, mais à assurer l'exploitation continue de l'ensemble du système.
Viettel continuera de se concentrer sur trois couches, notamment l'infrastructure de connexion stable, les plateformes et les données interconnectées, ainsi que les activités de soutien aux utilisateurs jusqu'à la base. L'objectif est de faire en sorte qu'une tâche, même si elle passe par de nombreux niveaux, soit toujours suivie jusqu'au résultat final, aidant le comité du parti à identifier les points de blocage et à donner des instructions en temps opportun, indépendamment de la distance géographique", a partagé M. Quân.
L'histoire de Thái Nguyên ouvre un problème à l'échelle nationale concernant la connexion unifiée des données du niveau central au niveau local. Ce n'est que lorsque le flux de données fonctionne correctement que la transformation numérique pourra devenir une partie des capacités de leadership et de gestion.
