Dans les activités commerciales actuelles, en particulier pour les détaillants, les F&B, les fashionistas et les vendeurs via les réseaux sociaux, les changements d'avis des clients, l'annulation des commandes ou les demandes de remboursement se produisent fréquemment. Dans de nombreux cas, les marchandises ne sont pas livrées, livrées en trop, livrées avec des modèles incorrects ou les clients ne reçoivent pas les marchandises.
De nombreux ménages commerciaux estiment que lorsqu'une transaction n'est pas terminée ou que l'argent a été remboursé aux clients, il n'est pas nécessaire de se soucier des factures. Cependant, avec le mécanisme de gestion fiscale basé sur les factures électroniques, la manière de traiter les factures dans ces situations a été assez strictement réglementée par la loi.
Quand est-ce annulé, quand faut-il ajuster les factures?
Selon le décret 123/2020/ND-CP sur les factures et les pièces justificatives, qui a été modifié et complété par le décret 70/2025/ND-CP, le traitement des factures en cas d'erreur ou de transaction qui ne continue pas est divisé par cas spécifique.
Dans le cas où la facture a été établie mais n'a pas été envoyée à l'acheteur et que la transaction n'est pas constatée ou annulée, le vendeur est autorisé à annuler la facture conformément à la procédure indiquée sur le système de facture électronique.
Inversement, si la facture a été envoyée à l'acheteur, même si les marchandises n'ont pas été livrées ou si la transaction est annulée par la suite, le ménage commercial ne doit pas supprimer ou annuler la facture de sa propre initiative. Dans ce cas, le vendeur doit établir une facture d'ajustement ou une facture de remplacement, selon la nature de l'erreur, pour signaler l'annulation de la transaction ou le remboursement.
La distinction claire entre le moment où la "facture a été envoyée" et le moment où la "facture n'a pas été envoyée" est un facteur clé qui détermine la manière de traiter légalement.
Suppression automatique des factures, risque de sanction
En fait, de nombreux ménages commerciaux, lorsqu'ils sont confrontés à la situation d'annulation de factures, suppriment souvent les factures sur le logiciel, suppriment les fichiers d'archives ou ignorent les transactions parce qu'ils pensent que "ce n'est pas grave si l'argent n'a pas été perçu". Cette méthode comporte de grands risques.
Selon le décret 125/2020/ND-CP, qui a été modifié et complété par le décret 310/2025/ND-CP, l'acte de traitement incorrect des factures, y compris l'annulation, la suppression ou le non-ajustement arbitraires des factures établies, peut être sanctionné administrativement.
En outre, si le traitement incorrect des factures entraîne un stockage incomplet des données de factures, les ménages commerciaux peuvent également être reconnus coupables de violation de l'obligation de stockage des factures électroniques conformément à la loi.
Le remboursement n'est pas synonyme de "suppression" des obligations de facture.
Une erreur courante est de penser que si l'argent a été remboursé au client, la facture automatique n'a plus de valeur. En fait, la facture électronique est un document juridique reflétant la transaction au moment où elle a lieu. Le remboursement n'est qu'une étape de traitement post-transactionnel, sans perdre l'obligation de traiter la facture conformément à la réglementation.
Dans le cas où tout l'argent est échangé, le ménage commercial doit établir une facture d'ajustement à la baisse ou une facture de remplacement pour montrer que la transaction n'est plus valable, au lieu d'ignorer ou de supprimer l'ancienne facture.
Le traitement correct permet de garantir que les données sur le chiffre d'affaires, les impôts et les factures correspondent, en évitant les risques lorsque l'organisme de gestion compare le système.
Traiter correctement pour réduire les risques fiscaux
Du point de vue de la gestion fiscale, le remboursement et l'annulation des factures ne sont pas des actes illégaux. Les risques ne surviennent que lorsque les ménages commerciaux traitent les factures de manière incorrecte ou que les données des factures ne reflètent pas correctement la réalité des transactions.
Le respect de la procédure correcte d'annulation, d'ajustement ou de remplacement des factures conformément au décret 123/2020/ND-CP (modifié et complété) aide les ménages commerciaux:
- Éviter les sanctions administratives pour les factures;
- Éviter d'être comptabilisé comme un chiffre d'affaires hors période;
- Réduire le risque de recouvrement rétroactif ou de paiement différé d'impôts.
Dans le contexte de la gestion fiscale basée sur les données électroniques, les factures doivent non seulement être établies correctement, mais aussi traitées correctement en cas de fluctuations. Pour les ménages commerciaux, comprendre clairement les réglementations relatives à l'annulation des factures, au remboursement et au traitement des factures est un facteur important pour un fonctionnement stable et la limitation des risques juridiques.
