En augmentant la responsabilite de controler les flux de tresorerie dans les entreprises
A partir du 1er juillet 2025 la loi sur la taxe sur la valeur ajoutee de 2024 (loi n° 48/2024/QH15) entre officiellement en vigueur qui stipule que toutes les depenses d'achat de biens et de services - sans distinction de grande ou petite valeur - qui souhaitent etre soumises a la TVA doivent etre accompagnees de documents de paiement sans especes a l'exception des cas speciaux reglementes par le gouvernement.
Ce contenu est stipule au point b du paragraphe 2 de l'article 14 de la loi dans le but d'accroître la transparence des activites d'achat et de vente de limiter l'utilisation de liquidites dans les transactions commerciales et de prevenir la fraude fiscale.
Les methodes de paiement sans especes comprennent : les virements bancaires les paiements par portefeuille electronique les cartes bancaires ou d'autres methodes de paiement electronique reconnues par la loi. Les entreprises et les menages doivent conserver tous les documents de paiement accompagnes de factures pour garantir les conditions de deduction lors du reglement des impots.
Selon l'evaluation de Mme Le Yen - directrice de Hanoitax Tax Consulting Co. Ltd. : 'La nouvelle reglementation assouplit davantage les conditions de deduction et place une plus grande responsabilite a l'entreprise dans le controle des paiements tout en ameliorant les exigences de controle des flux de tresorerie au sein de l'entreprise. Il suffit d'une transaction erronee sans justificatif de virement bancaire pour que tous les impots entrants de cette facture soient exclus des coûts raisonnables'.
Si la transaction ne repond pas aux conditions de paiement l'entreprise perd non seulement le droit de deduire l'impot sur le revenu des personnes physiques mais est egalement exclue des revenus soumis a l'impot sur le revenu des societes.
Selon Mme Le Yen les entreprises doivent revoir l'ensemble du processus comptable d'achat et de paiement en particulier pour les petites depenses mais qui surviennent frequemment. Les paiements par portefeuille electronique les applications internes les paiements a credit en plusieurs versements ou la division en petites factures doivent egalement etre correctement enregistres et stockes conformement a la reglementation afin d'eviter les risques lors du reglement des impots.
Par exemple les entreprises achetent regulierement des produits de bureau des services d'impression ou de reception de clients pour une valeur de seulement quelques centaines de milliers de VND/fois. S'il n'y a pas de virement ou de document de paiement electronique cette depense peut etre exclue des frais de deduction meme avec une facture valide' a cite Mme Yen. Pour les transactions de paiement a plusieurs reprises si la facture et le virement ne correspondent pas il est egalement facile d'etre rejete par les autorites fiscales.
Mme Yen estime que le service comptable doit changer sa façon de penser et ses processus de travail de la demande de paiement a l'etablissement de demandes de virement en passant par le stockage de documents electroniques. 'C'est une pression importante mais necessaire pour aider les entreprises a normaliser leurs dossiers et a minimiser les risques lors des controles fiscaux' a-t-elle declare.
Que doivent faire les entreprises pour garantir les conditions de deduction fiscale?
Mme Le Yen a recommande que dans l'attente de directives specifiques de l'administration fiscale les entreprises devraient appliquer la forme de virement bancaire pour toutes les transactions survenues a partir du 1er juillet afin d'eviter le risque d'elimination des coûts lors du reglement des impots.
C'est un moment sensible. Si vous attendez un document sans le convertir activement les entreprises tombent tres facilement dans une position passive. En particulier les petites transactions sont souvent facilement negligees tandis que le risque de coûts et de perte du droit de deduction fiscale est non negligeable' a averti Mme Yen.
Afin de garantir le respect des reglementations et de rester flexible dans l'exploitation Mme Le Yen a propose deux options de traitement des paiements appliquees par de nombreuses entreprises :
Option 1 : Les entreprises peuvent ouvrir des cartes Visa Debit ou Credit a partir du compte de l'entreprise etablir des limites et confier l'utilisation aux personnes autorisees (directeur comptable chef de departement...). Cela garantit a la fois le controle des flux de tresorerie et repond aux conditions de paiement sans especes.
Option 2 : Dans le cas ou les employes doivent avancer des frais de travail ou d'achat l'entreprise peut etablir un document de procuration pour que les particuliers paient a l'avance sur leur compte personnel par virement bancaire. Ensuite l'entreprise remboursera par virement bancaire du compte de l'entreprise accompagne d'un etat des depenses et de toutes les factures et documents valides.
Nous avons reçu de nombreuses questions de la part des clients la semaine derniere. Dans cette periode les entreprises doivent preter une attention particuliere aux documents de paiement et aux factures jointes. Les paiements en especes meme avec une facture valide risquent d'etre exclus des coûts fiscaux' a note Mme Yen.
