Le gouvernement vient de publier le decret 27/2026/ND-CP du 19 janvier 2026 reglementant la base de donnees nationale sur les cadres, les fonctionnaires et les employes, en vigueur a partir du 1er juillet.
Le decret stipule que les dossiers electroniques des cadres, fonctionnaires et employes comprennent:
+ Curriculum vitae electronique.
+ Les autres composantes du dossier sont creees a partir de donnees sur les cadres, les fonctionnaires et les employes.
Chaque cadre, fonctionnaire et employe a un dossier electronique attache a un seul code d'identification (code d'identification du dossier electronique) pour servir le travail de gestion et de recherche sur l'environnement electronique.
Accord sur l'utilisation du numero d'identification personnel comme code d'identification des dossiers electroniques des cadres, fonctionnaires et employes.
La duree de conservation des dossiers electroniques est mise en œuvre conformement aux dispositions de la loi sur les archives; la loi sur les cadres, les fonctionnaires, les employes et la loi sur les donnees, en assurant le maintien de l'integrite, de la disponibilite et de la capacite d'acces des donnees.
Les cadres, fonctionnaires et employes sont responsables de la mise a jour reguliere des informations et des donnees personnelles en cas de modification du dossier electronique et sont responsables devant la loi de l'honnetete et de l'exactitude des informations et des donnees mises a jour.
L'organisme qui utilise les cadres, fonctionnaires et employes est responsable de la mise a jour reguliere des informations et des donnees des cadres, fonctionnaires et employes qui surviennent.
Pour les donnees relatives aux cadres, fonctionnaires et employes generees par le systeme d'information de gestion des cadres, fonctionnaires et employes, les donnees doivent etre mises a jour par le systeme dans les dossiers electroniques et synchronisees dans la base de donnees nationale sur les cadres, fonctionnaires et employes au plus tard 1 jour apres l'achevement du processus de traitement professionnel.
Pour les donnees relatives aux cadres, fonctionnaires et employes generes par les operations de gestion d'autres agences et organisations, l'organisme de tutelle de la base de donnees nationale sur les cadres, fonctionnaires et employes, en coordination avec l'organisme de tutelle de la base de donnees, le systeme d'information contenant ces donnees, synchronise periodiquement les donnees chaque semaine pour collecter, comparer et mettre a jour les dossiers electroniques des cadres, fonctionnaires et employes.
Dans le cas ou les bases de donnees et les systemes d'information ne sont pas encore formes ou ne repondent pas aux exigences de connexion, les cadres, fonctionnaires, employes ou agences utilisant des cadres, fonctionnaires et employes mettent a jour directement les donnees dans les dossiers electroniques des cadres, fonctionnaires et employes.
Les composants des dossiers electroniques dans la base de donnees nationale sur les cadres, les fonctionnaires et les employes sont utilises pour remplacer les composants des dossiers papier dans la gestion des cadres, des fonctionnaires et des employes conformement aux dispositions de la loi et des autorites competentes.
En cas de necessite professionnelle d'utiliser des dossiers papier, l'organisme de gestion ou l'organisme ou l'unite utilisant des cadres, des fonctionnaires et des employes exploite les dossiers electroniques des cadres, des fonctionnaires et des employes sur la base de donnees nationale sur les cadres, les fonctionnaires et les employes, et les convertit en papier pour utilisation.
La conversion en papier des dossiers electroniques est effectuee conformement aux dispositions de la loi sur les transactions electroniques. Les cadres, fonctionnaires et employes n'ont pas a preparer les elements de dossier deja presents dans les dossiers electroniques.
