1. Les dossiers electroniques des cadres et fonctionnaires sont utilises pour remplacer les dossiers papier.
Conformement aux paragraphes 1 et 2 de l'article 20 du decret 27/2026/ND-CP, les composants des dossiers electroniques stockes dans la base de donnees nationale sur les cadres, fonctionnaires et employes ont la valeur de remplacer les dossiers papier dans la gestion des cadres, fonctionnaires et employes conformement aux dispositions de la loi et a la competence de l'organisme concerne.
En cas d'exigences professionnelles necessitant l'utilisation de dossiers papier, l'organisme de gestion ou l'organisme ou l'unite utilise des cadres, des fonctionnaires et des employes pour exploiter les dossiers electroniques de la base de donnees nationale afin de les convertir en papier au service du travail.
La conversion des dossiers electroniques en papier doit se conformer aux dispositions de la loi sur les transactions electroniques. Dans ce cas, les cadres, les fonctionnaires et les employes n'ont pas a preparer les elements de dossier deja presents dans les dossiers electroniques.
2. Gestion des cadres et des fonctionnaires par la base de donnees nationale
Conformement au paragraphe 1 de l'article 3 et a l'article 4 du decret 27/2026/ND-CP, la base de donnees nationale sur les cadres, les fonctionnaires et les employes est une base de donnees commune nationale, stockee de maniere centralisee, connectee et synchronisee avec les systemes d'information de gestion des cadres et des fonctionnaires dans l'ensemble du systeme des agences de l'Etat, du niveau central au niveau communal.
Cette base de donnees sert directement la gestion de l'Etat, la planification des politiques, le leadership, la direction, la gestion et la resolution des procedures administratives liees aux cadres, fonctionnaires et employes.
3. Accord sur l'utilisation du numero d'identification personnel pour le code des dossiers des cadres et des fonctionnaires.
Un changement fondamental a partir du 1er juillet 2026 est l'unification de l'utilisation du numero d'identification personnel comme code d'identification des dossiers electroniques des cadres, fonctionnaires et employes. Cette reglementation est etablie directement au paragraphe 3 de l'article 16 du decret 27/2026/ND-CP.
En consequence, chaque cadre, fonctionnaire et employe n'a qu'un seul dossier electronique, est associe a un code d'identification unique qui est le numero d'identification personnel et est utilise tout au long du processus de gestion, de recherche, d'exploitation et d'utilisation des dossiers sur l'environnement electronique.
4. Responsabilite de la creation et de la mise a jour des dossiers electroniques dans les delais
Le decret 27/2026/ND-CP stipule clairement les responsabilites et les delais dans la creation et la mise a jour des dossiers electroniques. Conformement au paragraphe 2 de l'article 18, dans un delai de 3 jours a compter de la date de publication ou de promulgation de la decision d'election, de recrutement, de nomination, de reception, l'organisme competent doit achever la creation des dossiers electroniques pour les cadres, les fonctionnaires et les employes.
Apres la creation du dossier electronique, les cadres, fonctionnaires et employes sont responsables de la declaration complete des informations dans un delai de 3 jours ouvrables et sont responsables devant la loi de l'honnetete et de l'exactitude des informations declarees...
5. Donnees sur les cadres et les fonctionnaires geres de maniere centralisee et synchrone a l'echelle nationale
Conformement a l'article 5 du decret 27/2026/ND-CP, la base de donnees nationale sur les cadres, les fonctionnaires et les employes comprend tous les groupes de donnees, des informations sur l'identification, les relations familiales, l'histoire personnelle aux informations sur le recrutement, la nomination, les postes, les salaires, l'evaluation, les recompenses, la discipline, les biens, les revenus et la sante.
Les donnees sont collectees a partir de diverses sources, notamment les informations fournies par les cadres et les fonctionnaires; les donnees provenant des activites de gestion des agences; les donnees provenant des systemes d'information connexes et connectees, synchronisees avec la base de donnees nationale sur la population et d'autres bases de donnees.
6. Droits et obligations des cadres et des fonctionnaires en matiere de donnees personnelles
A partir du 1er juillet 2026, les cadres, fonctionnaires et employes ont le droit de rechercher et d'extraire leurs dossiers electroniques; d'obtenir des informations sur le processus de travail, l'evolution des salaires, les resultats de l'evaluation, des recompenses, de la discipline et d'etre informes des etapes importantes telles que l'augmentation de salaire, l'expiration du delai de nomination, la mise a jour des dossiers electroniques conformement au paragraphe 2 de l'article 15 du decret 27/2026/ND-CP.
Parallelement aux droits, les cadres, fonctionnaires et employes ont l'obligation de mettre a jour pleinement et rapidement les informations qui se presentent et d'etre responsables devant la loi de l'honnetete et de l'exactitude des donnees declarees et mises a jour dans le dossier electronique conformement aux points a et e du paragraphe 2 de l'article 19.
